Корпортал центров «Мои документы» будет бороться за звание лучшего интранета России

Корпоративный портал московских центров госуслуг «Мои документы» вошел в список номинантов Russian Intranet Awards. Проект реализовал крупнейший российский интегратор Hopper IT.

Интранет московских центров «Мои документы» стал единым цифровым пространством для 11 000 сотрудников МФЦ и позволил организации решить огромное количество проблем, связанных с взаимодействием между ними.

«Перед тем, как приступить к реализации проекта, мы внимательно изучили процессы работы сотрудников МФЦ, определили слабые места. Оказалось, что треть сотрудников тратили на поиск нужной информации больше часа в день. Больше половины из них хранили рабочие файлы на своем компьютере или вообще в распечатанном виде. И если человек увольнялся или уходил на больничный, вместе с ним из организации уходила важная информация, которую потом собирали по крупицам», — рассказывает куратор проекта, CEO&Founder Hopper IT Наталья Краснобаева. По данным разработчика, отсутствие единой базы знаний существенно затрудняло консультации посетителей МФЦ и увеличивало время решения их вопросов.

Кроме того, у сотрудников не было единого пространства, в котором они могли бы общаться и решать текущие вопросы. А отделу кадров не хватало инструмента для автоматизации HR-процессов.

Решением стал корпоративный портал на отечественной платформе «Битрикс24». С помощью него были объединены ключевые процессы для всех московских МФЦ. Благодаря интеграции между личным кабинетом, базой знаний, внутренней социальной сетью и другими корпоративными системами, удалось добиться вовлечения в информационное и культурное пространство организации каждого сотрудника из всех 134 центров.

В интранет были добавлены специальные модули, нацеленные на повышение вовлеченности персонала. Например, в ленте новостей собраны материалы о ключевых событиях организации, важные объявления. Их можно лайкать и комментировать. В разделе «Конкурсы» можно принять участие в борьбе за звание «Лучшего утреннего собрания» или придумать самый оригинальный корпоративный хештег и получить приз. А модуль «Мои добрые дела» призван повысить социальную ответственность коллектива и улучшить качество обслуживания в центрах — в нем сотрудники в свободной форме рассказывают о своих достижениях в сфере высокого сервиса и голосуют за лучшие истории.

С помощью корпоративного портала сотрудники МФЦ могут отслеживать эффективность своего центра по сравнению с центрами других районов и округов. Информация собирается с помощью систем электронной очереди и основывается на оценках посетителей, времени ожидания и общем количестве обслуживаний.

Результаты внедрения корпоративного портала ошеломляющие. Время, которое сотрудники теперь тратят на поиск информации, сократилось в 2 раза. Следовательно, и обслуживание посетителей стало быстрее и качественнее. Начала формироваться единая корпоративная культура. Сотрудники получили возможность отслеживать свой карьерный путь, видеть свои личные достижения в коллективе и получать признание коллег.  «Эффективность работы любой организации напрямую зависит от того, насколько выстроены процессы взаимодействия сотрудников, как хорошо организован процесс доступа к знаниям и корпоративным сервисам, насколько автоматизированы процессы работы HR-службы. Это особенно важно для структур с большим количеством сотрудников. И именно поэтому проект внедрения корпоративного портала в отделениях МФЦ Москвы качественно изменил работу специалистов и помог повысить качество обслуживания для населения», — делится результатами Наталья Краснобаева. По ее словам, проект продолжает активно развиваться — на данный момент расширяются возможности обучения сотрудников, готовится к запуску мобильная версия корпоративного портала.

Фото из открытых интернет-источников